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Uma das ferramentas mais essenciais para a administração adequada de uma oficina automotiva é o controle financeiro. A realização dessa tarefa pode ser considerada monótona, porém é indispensável devido aos benefícios que um acompanhamento eficaz das informações proporciona para o futuro do negócio.
Conforme o próprio nome sugere, o controle financeiro trata de toda a movimentação do caixa, incluindo as entradas e saídas de recursos. Essa ferramenta é fundamental para monitorar o presente e planejar o futuro das finanças da empresa, possibilitando que ela mantenha um saldo positivo e consiga arcar com todas as despesas.
Neste artigo, abordaremos a importância do controle financeiro e como implementá-lo no seu empreendimento. Confira!
Qual a finalidade do controle financeiro?
É comum associar um caixa positivo a uma empresa lucrativa e um caixa negativo a uma empresa deficitária. No entanto, o controle financeiro não se limita a essas interpretações. Ele está diretamente relacionado ao gerenciamento do caixa da empresa, não aos seus resultados financeiros.
Assim sendo, uma empresa que realiza muitas vendas a prazo pode ter um saldo negativo no caixa atual, mas ter diversas entradas futuras. Nesse caso, seria necessário solucionar o problema por meio de um aumento simples do capital de giro. Da mesma forma, uma empresa pode apresentar um caixa positivo no mês atual, mas ter despesas futuras que afetarão seus resultados.
Por isso, a ferramenta adequada para avaliar a lucratividade da empresa é o DRE (Demonstração de Resultados do Exercício). O controle financeiro, por sua vez, é útil para gerenciar de forma mais eficiente as entradas e saídas realizadas pela empresa, contribuindo de maneira eficaz para a tomada de decisões.
Por exemplo: ao adquirir um produto de um fornecedor que possui um tempo médio de giro de um mês e meio, o gestor pode negociar um prazo de pagamento de dois meses. Dessa forma, as entradas de recursos serão suficientes para quitar a compra desse produto.
Ao mesmo tempo, quando estamos atentos ao controle financeiro, é possível distribuir melhor as despesas ao longo do mês. Por exemplo, realizando pagamentos a fornecedores em um dia específico, efetuando os pagamentos dos funcionários em outro e os das despesas fixas, em outro. Isso garante que determinado dia ou semana não acumule muitas saídas de recursos, evitando que o caixa fique no vermelho e ocasionando o pagamento de juros bancários.
É essa atenção ao controle financeiro que permite ao gestor da oficina planejar investimentos, organizar pagamentos, realizar promoções para movimentar o estoque, comprar equipamentos entre outras ações.
Como realizar o controle financeiro
As etapas para implementar o controle financeiro são relativamente simples. Apresentamos abaixo um breve guia passo a passo, confira!
Verifique o saldo inicial do seu caixa
Inicie o controle financeiro registrando o valor atual disponível em caixa. Isso inclui tanto o dinheiro físico quanto os valores depositados no banco e quaisquer investimentos.
Registre as despesas programadas
Insira todas as despesas que sua oficina possui, como aluguel, água, luz, telefone, salários dos funcionários, entre outros. Como essas despesas são fixas, é possível lançar os valores nos meses subsequentes ao atual, permitindo que você comece a planejar melhor as finanças da empresa.
Anote as entradas programadas
Registre no controle financeiro todas as entradas de recursos previstas. Aqui, é importante distinguir entre vendas à vista e vendas a prazo. Por exemplo, se você aceita pagamento com cartão de crédito, o valor só deve ser registrado na data em que o dinheiro efetivamente for depositado em sua conta, geralmente após 30 dias. Caso você faça antecipações desses recebimentos, é fundamental lançar os juros cobrados como despesas.
Faça anotações detalhadas
A partir do momento em que você estabelece o controle financeiro, é fundamental registrar todas as movimentações financeiras. Isso inclui desde a compra de um parafuso no valor de R$0,10 até o pagamento de R$10.000 referente aos salários dos funcionários. É importante também separar as despesas pessoais das despesas da empresa. Mesmo em caso de retiradas de dinheiro do caixa, é necessário registrá-las no controle financeiro.
Classifique suas diferentes despesas
Embora não afete o resultado do controle financeiro, classificar as despesas pode fornecer uma visão mais abrangente sobre as áreas em que sua oficina está gastando mais dinheiro. Você pode nomear os diferentes fornecedores ou produtos (desde que não se torne inviável, caso haja um número muito grande), separar as despesas fixas em categorias distintas (como luz, água, aluguel) para determinar a proporção de cada um desses custos em relação aos seus gastos mensais, entre outros.
Como acompanhar o controle financeiro?
Existem várias maneiras de realizar e acompanhar o controle financeiro. Ele pode ser feito desde um caderno até um sistema de gestão integrado ao estoque. Vamos considerar aqui uma opção simples e eficiente: uma planilha eletrônica, como o Excel ou Planilhas do Google.
A parte mais desafiadora do controle financeiro é estabelecer uma rotina consistente de registrar as informações diariamente. Seja no início do dia, quando você chega à oficina, ou no final do dia, antes de sair dela, é importante inserir todas as entradas e saídas ocorridas no período e comparar se o que foi planejado realmente foi realizado.
Somente dessa maneira o controle financeiro se torna um retrato preciso da situação atual do caixa da empresa e uma ferramenta confiável para previsões futuras, auxiliando na tomada de decisões.
Após essa tarefa se tornar uma rotina, é possível identificar informações que antes passavam despercebidas antes da implementação dessa ferramenta, como a sazonalidade das vendas. Isso permite a realização de ações criativas para a saúde financeira da empresa, como renegociar prazos, alterar datas de pagamentos e até realizar promoções para eliminar estoques parados.
Outro aspecto positivo do controle financeiro é que esse tipo de gerenciamento é a base para a organização e para o sucesso da empresa, fornecendo insights valiosos para o crescimento e a prosperidade do negócio.
