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Apesar de ser um desafio comum para aqueles que estão começando a administrar uma oficina automotiva, a organização das finanças costuma ser um ponto frágil mesmo para empresas experientes nesse ramo. Levando em consideração essa dificuldade presente no setor de reparação automotiva, preparamos um breve guia para ajudar você a organizar de maneira definitiva o aspecto financeiro.
Como identificar se é necessário revisar a organização financeira
Antes de tudo, é importante ter em mente que nem todos que ingressam no ramo de reparação automotiva têm as oportunidades e os conhecimentos necessários para estruturar a área financeira do negócio. No Brasil, inclusive, isso parece ser uma questão cultural, já que a falta de planejamento é um dos principais fatores que levam à mortalidade das empresas no país.
De acordo com uma pesquisa do Sebrae, menos de 17% dos empreendedores realizam a gestão financeira de seus negócios. Embora seja ideal estar preparado desde o início, diante desse cenário, muitas vezes é preciso revisar completamente a estrutura do seu empreendimento e estabelecer um novo ponto de partida para que ele possa prosperar.
Portanto, seja a sua oficina uma nova empreitada ou uma veterana no setor de reparação, se você ainda não dedicou atenção especial à parte financeira, é Liste todos os serviços oferecidos.
Embora possa parecer algo evidente para aqueles que possuem uma oficina, é fundamental realizar esse passo (e antes de tudo) para identificar todos os elementos necessários para a prestação dos seus serviços. No entanto, neste momento, não se apegue a esses elementos (como funcionários, equipamentos, estoque e recursos para manutenção da infraestrutura), pois eles serão abordados nos próximos passos.
Faça um levantamento de todas as despesas a pagar
Nesse levantamento, é necessário listar todas as despesas da sua oficina e classificá-las nas seguintes categorias:
- Despesas fixas: englobam gastos essenciais para a manutenção do funcionamento. Por exemplo: aluguel, energia elétrica, água, telefone, internet, salários dos funcionários, impostos e publicidade. Ao incluí-las no planejamento financeiro, você terá uma projeção do valor necessário para cobrir os custos operacionais do seu estabelecimento.
- Despesas variáveis: envolvem gastos ocasionais decorrentes de situações inevitáveis que ocorrem. Por exemplo: contratação ou demissão de funcionários, reparos inesperados ou aquisição de produtos e ferramentas.
Mantenha um controle constante e eficiente do estoque
Esse passo, na verdade, pode ser dividido em duas partes: o planejamento e a manutenção.
A primeira parte, o planejamento, consiste em estabelecer um controle (preferencialmente por meio de um sistema ERP) com todos os produtos, incluindo valores de compra, venda, comissões (se aplicável), quantidade e formas de armazenamento. Em seguida, é importante lidar com a logística: crie um cronograma para repor o estoque de acordo com o fluxo e a demanda de cada produto.
A segunda etapa, a manutenção, envolve o monitoramento do movimento do estoque e o ajuste do cronograma de acordo com o fluxo de peças e os períodos de maior movimento. Dessa forma, você evita a falta de peças e tem previsibilidade para negociar melhores preços, mantendo seu estoque sempre abastecido e evitando perdas financeiras devido a demandas de última hora.
Liste os seus fornecedores e crie um planejamento de compras
Com o estoque devidamente organizado, fica muito mais simples elaborar um plano de compras. Nele, você irá relacionar os produtos e os respectivos fornecedores. Assim como mencionado no item anterior, esse é um passo que requer manutenção contínua. Portanto, é importante manter os dados e informações dos fornecedores sempre atualizados, facilitando o processo de compras e reposição de peças no estoque.
(Re)avalie a sua política de preços
Com todas as demandas e custos levantados, calcule o preço dos seus produtos e serviços levando em consideração os custos envolvidos, o valor de mercado e a margem de lucro desejada. É fundamental lembrar que manter uma política de preços adequada é essencial para a saúde do seu negócio e, principalmente, para a sua lucratividade.
Defina as opções de pagamento oferecidas
Com toda essa estrutura estabelecida, é hora de definir as formas de pagamento que serão oferecidas aos clientes. Nesse ponto, é importante lembrar que oferecer variedade é fundamental para aumentar o faturamento e evitar situações indesejadas, como a inadimplência.
Nesse sentido, considere oferecer além do pagamento em dinheiro, opções como boleto bancário, cartões de crédito e débito, transferência bancária ou PIX. Além disso, pode ser interessante oferecer a possibilidade de parcelamento.
Mantenha um controle efetivo do fluxo de caixa
Em termos gerais, o fluxo de caixa representa as entradas e saídas de dinheiro da sua oficina. Portanto, é essencial ter um controle efetivo sobre ele para garantir recursos suficientes para cobrir as despesas e desenvolver estratégias de crescimento para o seu negócio. Isso envolve:
- Registrar diariamente as vendas e despesas
- Em caso de saldo negativo, tomar decisões para manter o capital de giro
- Em caso de saldo positivo, considerar a possibilidade de investir na oficina
- Agendar pagamentos e recebimentos futuros
Busque apoio profissional para a contabilidade do seu negócio
Contar com a assessoria de um bom contador é crucial, não apenas para auxiliar em serviços como folha de pagamento e cálculo de impostos, mas também para lidar com questões fiscais e tributárias. Dessa forma, você evita o risco de pagar impostos em excesso ou indevidos e também de deixar de pagar obrigações fiscais corretamente.
