Se você já tem uma oficina mecânica ou está pensando em abrir uma, uma boa gestão financeira é essencial para garantir o sucesso do seu negócio.
Gerenciar as finanças de forma eficiente ajuda a evitar desperdícios, a otimizar os lucros e a manter tudo funcionando de forma organizada.
Sou Breno, e hoje vou compartilhar dicas valiosas sobre como organizar as finanças de uma oficina mecânica.
Claro, esse é um assunto amplo, mas vou listar os principais passos que considero fundamentais para você administrar bem o dinheiro da sua oficina e alcançar bons resultados.
Como identificar se é necessário revisar a organização financeira
De acordo com uma pesquisa do Sebrae, menos de 17% dos empreendedores realizam a gestão financeira de seus negócios. Embora seja ideal estar preparado desde o início, diante desse cenário, muitas vezes é preciso revisar completamente a estrutura do seu empreendimento e estabelecer um novo ponto de partida para que ele possa prosperar.
Portanto, seja a sua oficina uma nova empreitada ou uma veterana no setor de reparação, se você ainda não dedicou atenção especial à parte financeira, é Liste todos os serviços oferecidos.
Embora possa parecer algo evidente para aqueles que possuem uma oficina, é fundamental realizar esse passo (e antes de tudo) para identificar todos os elementos necessários para a prestação dos seus serviços.
No entanto, neste momento, não se apegue a esses elementos (como funcionários, equipamentos, estoque e recursos para manutenção da infraestrutura), pois eles serão abordados nos próximos passos.
Liste todos os produtos e serviços oferecidos
O primeiro passo para uma boa organização financeira é saber exatamente o que sua oficina oferece. Crie uma lista detalhada de todos os produtos e serviços disponíveis.
- Organize por categorias: Separe produtos e serviços em grupos e classifique-os por preço, do mais caro ao mais acessível.
- Monte uma tabela: Essa tabela deve conter os itens organizados de forma hierárquica, priorizando os que têm maior procura.
Depois, registre essas informações em um sistema de gestão. Pode ser uma planilha no Excel ou um software específico para oficinas, como o Bomsaldo, que pode simplificar o gerenciamento.
Faça um levantamento de todas as despesas a pagar
Nesse levantamento, é necessário listar todas as despesas da sua oficina e classificá-las nas seguintes categorias:
- Despesas fixas: englobam gastos essenciais para a manutenção do funcionamento. Por exemplo: aluguel, energia elétrica, água, telefone, internet, salários dos funcionários, impostos e publicidade. Ao incluí-las no planejamento financeiro, você terá uma projeção do valor necessário para cobrir os custos operacionais do seu estabelecimento.
- Despesas variáveis: envolvem gastos ocasionais decorrentes de situações inevitáveis que ocorrem. Por exemplo: contratação ou demissão de funcionários, reparos inesperados ou aquisição de produtos e ferramentas.
- Exemplos de despesas fixas:
- Aluguel do espaço;
- Contas de energia, água, telefone e internet;
- Salários dos funcionários;
- Impostos e tributos;
- Gastos com publicidade;
- Outros custos administrativos.
Preveja o capital de giro e despesas variáveis
Ter uma reserva financeira para despesas imprevistas é fundamental. Essas despesas podem surgir a qualquer momento e incluir:
- Contratação de um funcionário temporário;
- Reformas ou reparos emergenciais;
- Compra de peças ou ferramentas em caráter de urgência.
Estime o capital de giro necessário para cobrir esses gastos e mantenha uma reserva para lidar com essas situações sem comprometer a operação da oficina.
Mantenha um controle constante e eficiente do estoque
Esse passo, na verdade, pode ser dividido em duas partes: o planejamento e a manutenção.
A primeira parte, o planejamento, consiste em estabelecer um controle (preferencialmente por meio de um sistema ERP) com todos os produtos, incluindo valores de compra, venda, comissões (se aplicável), quantidade e formas de armazenamento.
Em seguida, é importante lidar com a logística: crie um cronograma para repor o estoque de acordo com o fluxo e a demanda de cada produto.
A segunda etapa, a manutenção, envolve o monitoramento do movimento do estoque e o ajuste do cronograma de acordo com o fluxo de peças e os períodos de maior movimento.
Dessa forma, você evita a falta de peças e tem previsibilidade para negociar melhores preços, mantendo seu estoque sempre abastecido e evitando perdas financeiras devido a demandas de última hora.
Um estoque bem gerenciado é um dos pilares de qualquer oficina. Para isso, é necessário:
- Listar todos os produtos disponíveis, seus preços de compra e venda, quantidade em estoque e local de armazenamento;
- Criar um cronograma de reposição, considerando a demanda de cada item;
- Manter registros atualizados de tudo que entra e sai do estoque.
Liste os seus fornecedores e crie um planejamento de compras
Com o estoque devidamente organizado, fica muito mais simples elaborar um plano de compras. Nele, você irá relacionar os produtos e os respectivos fornecedores.
Assim como mencionado no item anterior, esse é um passo que requer manutenção contínua. Portanto, é importante manter os dados e informações dos fornecedores sempre atualizados, facilitando o processo de compras e reposição de peças no estoque.
Com o estoque organizado, o próximo passo é criar um plano de compras eficiente. Este plano deve incluir:
- Os principais produtos que você precisa repor regularmente;
- Os fornecedores confiáveis que oferecem os melhores preços e prazos.
(Re)avalie a sua política de preços
Com todas as demandas e custos levantados, calcule o preço dos seus produtos e serviços levando em consideração os custos envolvidos, o valor de mercado e a margem de lucro desejada.
É fundamental lembrar que manter uma política de preços adequada é essencial para a saúde do seu negócio e, principalmente, para a sua lucratividade.
Definir os preços de forma estratégica é fundamental para garantir a lucratividade do seu negócio. Na hora de calcular os valores:
- Considere os custos de aquisição, impostos e margens de lucro;
- Analise os preços praticados pelos concorrentes;
- Avalie se há espaço para oferecer descontos sem comprometer seus lucros.
Lembre-se: preços competitivos e justos atraem clientes, mas a qualidade do serviço é o que os mantém fiéis.
Defina as opções de pagamento oferecidas
Com toda essa estrutura estabelecida, é hora de definir as formas de pagamento que serão oferecidas aos clientes. Nesse ponto, é importante lembrar que oferecer variedade é fundamental para aumentar o faturamento e evitar situações indesejadas, como a inadimplência.
Nesse sentido, considere oferecer além do pagamento em dinheiro, opções como boleto bancário, cartões de crédito e débito, transferência bancária ou PIX. Além disso, pode ser interessante oferecer a possibilidade de parcelamento.
Quanto mais opções de pagamento você oferecer, maior será a chance de atender as necessidades dos clientes. Algumas formas populares incluem:
Quanto mais opções de pagamento você oferecer, maior será a chance de atender as necessidades dos clientes. Algumas formas populares incluem:
- Boleto bancário;
- Cartão de crédito e débito;
- Pix e outras plataformas digitais de pagamento.
Mantenha um controle efetivo do fluxo de caixa
Em termos gerais, o fluxo de caixa representa as entradas e saídas de dinheiro da sua oficina. Portanto, é essencial ter um controle efetivo sobre ele para garantir recursos suficientes para cobrir as despesas e desenvolver estratégias de crescimento para o seu negócio. Isso envolve:
- Registrar diariamente as vendas e despesas
- Em caso de saldo negativo, tomar decisões para manter o capital de giro
- Em caso de saldo positivo, considerar a possibilidade de investir na oficina
- Agendar pagamentos e recebimentos futuros
Busque apoio profissional para a contabilidade do seu negócio
Contar com a assessoria de um bom contador é crucial, não apenas para auxiliar em serviços como folha de pagamento e cálculo de impostos, mas também para lidar com questões fiscais e tributárias.
Dessa forma, você evita o risco de pagar impostos em excesso ou indevidos e também de deixar de pagar obrigações fiscais corretamente.
A gestão fiscal e tributária pode ser complicada, mas um bom contador pode transformar essa tarefa em algo simples. Ele será responsável por:
- Garantir que todos os impostos sejam pagos corretamente;
- Preparar a folha de pagamento;
- Auxiliar no cumprimento das obrigações legais do seu negócio.
Perguntas Frequentes (FAQs)
1. É necessário usar um software de gestão para organizar as finanças?
Não é obrigatório, mas um software pode facilitar muito a administração, economizando tempo e reduzindo erros.
2. Quanto devo reservar para o capital de giro?
Depende do tamanho do negócio, mas o ideal é ter pelo menos 3 meses de despesas fixas disponíveis como reserva.
3. Como escolher fornecedores confiáveis?
Pesquise bem, peça indicações e escolha aqueles que oferecem o melhor custo-benefício e prazos de entrega adequados.
4. Devo contratar um contador ou posso fazer tudo sozinho?
É possível fazer sozinho, mas contar com um contador pode evitar erros e garantir uma gestão tributária mais eficiente.
